Mit Hilfe der Künstlichen Intelligenz (KI) und des Maschinellen Lernens (ML) automatisiert die Abacus Research AG den Spesenprozess. Diese Techniken sollen erstmals bei der Smartphone-App AbaClik 3 zum Einsatz kommen, mit der sich Belege erfassen und Buchungen selbständig digitalisieren und verarbeiten lassen.

Im letzten Herbst hat die Abacus Research die Automation der Buchhaltung angekündigt. Mit der Version 3 von AbaClik kommt sie nun erstmals in einem Abacus-Produkt zur Anwendung. Die aktuelle Version der Smartphone-App integriert den Spesenprozess von der Erfassung bis zur Buchung von Belegen in die Abacus Business Software und in die Cloud-Lösung AbaNinja. AbaClik 3 hebt Kommunikations- und Medienbrüche von Lieferanten, Banken, Kartenherausgebern, Unternehmen und Treuhändern bei der Verarbeitung von Spesenbelegen auf. Die Transaktionen zwischen den Marktteilnehmern laufen mit AbaClik 3 wo immer möglich in Echtzeit ab.

Um relevante Daten von Spesenbelegen über Aussteller, Datum, Betrag, Währung, Mehr-wertsteuer und Zahlungsmittel korrekt zu erkennen und einzulesen, genügt es, die Smart-phonekamera in Verbindung mit der App über einen Beleg zu halten und abzudrücken. Mit Hilfe der beiden Technologien KI und ML werden sie nicht nur automatisch erkannt, sondern umgehend so strukturiert verarbeitet, dass sie für die anschliessende Verbuchung in der Abacus Business Software oder in der Cloud-Lösung AbaNinja in brauchbarer Form zur Ver-fügung stehen.

 

Analysequalität und die Datenvalidierung

AbaClik 3 nutzt neuronale Netze, um fehlende oder falsche Informationen auf den Belegen zu ergänzen oder zu korrigieren, damit diese nicht mehr manuell erfasst werden müssen. Die Qualität der erfassten Daten steigt so signifikant. Falscherfassungen lassen sich auf ein Mini-mum reduzieren oder sogar vollständig eliminieren. Gleichzeitig lernt AbaClik 3 durch selbständig ermittelte Informationen aus Datenbanken und Verzeichnissen ständig dazu. Damit lässt sich die Analysequalität erhöhen und die Datenvalidierung verbessern. Um eine Verbuchung abzuschliessen, ist AbaClik in der Lage, die Belege mit Informationen zur Kontierung oder zu der Art der Spesen zu ergänzen.

Mit Hilfe von AbaClik 3 lassen sich auch Belastungen von Cornèrcard-Kreditkarten automa-tisch den Spesenbelegen zuordnen. Dabei werden die Transaktionen von Cornèrcard in Echtzeit in die App übernommen und mit den entsprechenden Belegen verknüpft. Bei einer Abweichung zwischen Belastung und Belegbetrag schlägt AbaClik eine Spesenart für den Differenzbetrag vor. Die Anbindung an Karten weiterer Anbieter ist in Planung. Selbst wenn ein Anwender die Kreditkarte eines anderen Herausgebers verwendet, können die Spesen in AbaClik 3 erfasst und der entsprechenden Karte zugeordnet werden. Der darauffolgende Abgleich erfolgt in der Abacus Business Software.

Claudio Hintermann, der CEO von Abacus Research, kommentiert: „Die Buchhaltung selbst verändert sich nicht, aber unsere Produkte ständig. Durch die Implementierung neuer Tech-nologien automatisieren wir wie in diesem Fall die Unternehmensprozesse nachhaltig. Unse-re Software-Ingenieure haben im Rahmen von interdisziplinären Teams sehr viel Arbeit in die Weiterentwicklung von AbaCliK investiert.“

 

Preis und Vergfügbarkeit

AbaClik 3 ist ab sofort im App-Store zum kostenlosen Download verfügbar. Der Preis von AbaClik in Verbindung mit der Abacus Business Software beträgt für ein Firmenabonnement monatlich CHF 4.00 pro Benutzer. Darin enthalten ist auch die Möglichkeit Arbeitszeiten, Ab-senzen und Leistungen auf Projekte zu erfassen und die Nutzung des Mitarbeiter-Portals MyAbacus.

Das Abonnement für die Spesenerfassung mit AbaClik in Kombination mit AbaNinja kostet monatlich CHF 5.00 pro Benutzer. Im Preis inbegriffen ist die Erfassung der Arbeitszeiten, Absenzen und Leistungen.

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