von Paul Clark, Managing Director – Europe & Africa, Plantronics
Viele Menschen nutzen den Spätsommer für ein paar zusätzliche entspannte Tage am Strand, Erholung auf dem Land oder einfach, um gemeinsam mit ihren Lieben dem Alltag zu entfliehen. Jedenfalls gefällt uns diese Vorstellung gut. In der Realität kann es schwierig sein, die Arbeit hinter sich zu lassen. Die meisten von uns sind zwischen Ferienplänen und beruflichen Verbindlichkeiten hin- und hergerissen, was sich darin äussert, dass das Lesen von E-Mails oder telefonische Updates mit den Kollegen auch in der Freizeit dazugehören.
Auf dieselbe Weise, auf die sich Berufs- und Privatleben stetig weiter vermischen, durchdringen berufliche Verpflichtungen zunehmend unsere Ferienzeit. Es ist nicht unüblich für Führungskräfte, auch in den Ferien an Telefonkonferenzen teilzunehmen oder E-Mails zu lesen, insbesondere, wenn sie sich eine längere Auszeit gönnen. Das führt uns dazu, intensiver nach flexibleren Möglichkeiten zu suchen, um arbeiten zu können und dennoch nicht auf eine erholsame Reise mit der Familie und Freunden verzichten zu müssen.
Dazu sei angemerkt, dass das Arbeiten während der Ferien sicher nicht zu den besten Angewohnheiten zählt. Wenn Sie dennoch darauf angewiesen sind, finden Sie nachfolgend fünf Tipps, die Sie effizienter machen und Ihnen diesen Spätsommer mehr Zeit für Erholung und Spass schenken:
Beherzigen Sie die Prinzipien von Smarter Working schon vor der Abreise
Die Basis von Smarter Working bilden drei Säulen: Menschen, Orte und Technologie. Dieser Ansatz ermutigt Menschen dazu, jeden Ort, an dem sie gern arbeiten, zu ihrem Arbeitsplatz zu machen und setzt auf modernste Entwicklungen zur Herstellung eines effektiven Arbeitsumfelds. Davon profitiert der Einzelne ebenso wie das Unternehmen. So befürwortet Smarter Working insbesondere die Nutzung solcher Technologien und Devices, die auf den persönlichen Arbeitsstil abgestimmt sind und diesen unterstützen.
Niemand möchte freiwillig mehr arbeiten als er muss, besonders nicht in den Ferien. Smarter Working kann Ihnen helfen, effizienter zu arbeiten. Die Grundprinzipien von Smarter Working schon vor Ihrer Auszeit zu berücksichtigen und zu überlegen, wie Sie Ihre Arbeit effektiver erledigen, lässt Sie das Beste aus der Zeit machen, die Sie am Rechner oder am Telefon verbringen müssen.
Legen Sie eine bestimmten Zeitpunkt und Ort fest, an dem Sie arbeiten wollen
Sie sind in den Ferien. Wenn Sie dennoch arbeiten müssen, ist es wichtig, dass Sie die Zeit dafür vorher festlegen und sie einhalten – nicht zuletzt, weil sich die Arbeit in den Ferien auch auf die Menschen um Sie herum auswirkt. Moderne Technologien, wie leistungsstarke Headsets, cloudbasierte Software und 4G geben Ihnen Handlungsspielraum, sodass Sie selbst entscheiden können, wann und wo Sie arbeiten.
Einen speziellen Tisch oder Platz zu haben, an dem Sie E-Mails lesen, Dokumente erstellen oder mit den Kollegen telefonieren, kann sehr vorteilhaft sein. Psychologisch bedeutet dies etwa, dass Sie Ihre Arbeit auf einen bestimmten Ort eingrenzen. Ähnlich verhält es sich, wenn Sie Ihren beruflichen Pflichten jeden Tag im gleichen Zeitfenster nachgehen. So stellen Sie sicher, dass sich in Ihre Auszeit nicht stetig länger werdende Arbeitsintervalle einschleichen.
Investieren Sie in ein qualitativ hochwertiges Headset
Für die meisten Führungskräfte geht die tägliche Arbeit mit etlichen Telefonaten einher, die sowohl Audio- als auch Videogespräche einbeziehen können. Wenn Sie während der Ferien arbeiten, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie einen separaten Ort nutzen, um Anrufe zu erledigen. Denn – lassen Sie uns ehrlich sein – diese Telefonate können sehr störend sein. Zudem sind Hintergrundgeräusche stark ablenkend, während Sie sich gerade auf andere Dinge konzentrieren müssen.
Eine aktuelle Studie des Forschungsinstituts Oxford Economics fand heraus, dass 64 Prozent der Mitarbeiter glauben, durch das Vermeiden von Ablenkungen produktiver zu sein. Dies bestätigt eine Studie der University of California, Irvine, die aufzeigt, dass es etwa 23 Minuten dauert, nach einer Unterbrechung wieder in eine Aufgabe zurückzufinden.
Ein leichtes, schnurloses Headset mit Active Noise Cancelling (ANC) hilft Ihnen, effizienter und komfortabler zu arbeiten, da Ablenkungen auf ein Minimum reduziert werden – eine durchaus lohnenswerte Investition.
Testen Sie Collaboration-Tools
Eines der Grundprinzipien von Smarter Working ist es, stetig nach Möglichkeiten zu suchen, um effizienter arbeiten zu können. Die Nutzung von Collaboration-Tools ist dabei der offensichtlichste Weg. In der Lage zu sein, einen Kollegen einfach via IM zu kontaktieren oder ad hoc eine Videokonferenz aufzusetzen, stärkt die Zusammenarbeit von Teams und fördert den Ideenaustausch.
Bei dem riesigen Angebot an Collaboration-Tools ist es wichtig, eine Lösung zu finden, die zu Ihrem persönlichen Arbeitsstil passt – sei es eine unternehmenseigene App für Unified Communications (UC) oder eine Facebook-Gruppe. Planen Sie für einige Wochen zu verreisen, bietet es sich gegebenenfalls an, ein wöchentliches Status-Meeting mit Ihrem Team anzusetzen, etwa in Form eines Google+ Hangouts.
Setzen Sie auf Unified Communication
Ein effektives UC System ermöglicht Ihnen kontinuierlich im Austausch zu stehen, ohne dass Sie lange überlegen müssen, welches Medium das Richtige ist. „Wirkliche“ UC überlässt die Frage der technologischen Möglichkeiten der Infrastruktur und bietet absolute Flexibilität. Beispielsweise erfasst eine smarte Anwesenheitserkennung automatisch, welche Ihrer Kontakte gerade erreichbar sind und auf welchem Weg.
Vom einfachen Weiterleiten der Rufnummer bis hin zu komplexeren Vorgängen, wie dem schnellen Wechsel zwischen Skype und Microsoft Word – UC bietet Führungskräften viele Vorteile und unterstützt Ihre Produktivität. Die wirklich gute Nachricht dabei ist, dass die meisten Unternehmen Mitarbeitern heutzutage eine UC-Infrastruktur zur Verfügung stellen.
Mit den genannten Tipps können Sie Ihre Produktivität steigern, haben mehr Kontrolle über Ihre Kommunikationswege und erleichtern es nicht nur Ihren Kollegen, Sie einfacher zu kontaktieren, auch wenn Sie nicht im Büro sind.
