Die Rolle von Büros und Workspaces hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. In welche Richtung sich Arbeitsbereiche weiterentwickeln müssen, zeigt ein Überblick über Erwartungen und Herausforderungen der drei Säulen, welche tagtäglich zum Erfolg eines Unternehmens beitragen: Die Mitarbeitenden, Geschäftsführung und Facility Management.
Die Mitarbeitererfahrung (EX) spielt eine immer wichtigere Rolle in der Unternehmensstrategie zur Gestaltung von Arbeitsbereichen – dies, um ein einfaches Ziel zu erreichen: Bereiche zu schaffen, die den Erwartungen der Mitarbeiter entsprechen und so auch den Unternehmenserfolg steigern. Zunächst muss man die Nutzung der Arbeitsbereiche aber verstehen. Dabei sollte man sich folgende Fragen stellen: Wie werden sie genutzt, welche Leistung erbringen die einzelnen Bereiche, welche Gewohnheiten haben die Mitarbeiter und wie fühlen sich die Mitarbeiter dabei?
Zu den wichtigsten Anforderungen, die in Studien genannt werden, steht bessere Zusammenarbeit immer ganz oben auf der Liste. Trotz aller Vorteile, die die Arbeit im Homeoffice mit sich bringt, kann Remote-Arbeit niemals die physischen Beziehungen ersetzen. Das haben wir spätestens in der Coronazeit gesehen. Es geht nun darum, sich zwar weniger zu treffen, dafür effizienter. Im Jahr 2022 erwarteten etwa 61 % der Mitarbeiter, dass ihr Unternehmen Instrumente für eine bessere Zusammenarbeit einführt, um neue Arbeitsmethoden zu implementieren.
Bereitstellung einfacher und intelligenter Lösungen
Für Unternehmen stellt sich also nicht mehr die Frage, ob ein Übergang zu hybriden Arbeitsmethoden stattfinden soll, sondern wann und mit welchen Werkzeugen er erfolgen sollte. Die Bereitstellung einfacher und innovativer Lösungen ist daher zu einer wichtigen Säule der Mitarbeiterzufriedenheit und damit auch der Produktivität geworden.
Dazu erklärt Fabien Moine, Head of Sales und Marketing bei ROOMZ: «Für die Mitarbeitenden sowie auch für die Geschäftsführung und das Facility Management Management ist die innovative Gestaltung der Arbeitsräume zur Steigerung der Produktivität unter Einbezug von geeigneten Werkzeugen, die auch ökologisch sinnvoll sind, für eine bessere Zusammenarbeit entscheidend.»
Das ROOMZ- Nutzenversprechen
Verfügbare Bereiche müssen besser zugänglich und sichtbar gemacht werden. Mitarbeiterzeit kann gespart werden, indem der Belegungsstatus in Echtzeit und auf allen Kanälen wie ein angeschlossener TV-Bildschirm einem digitalen Plan nach Stockwerk oder Gebäude oder auch durch eine mobile und PC-Anwendung bekannt gegeben wird. Jeder kann seine Meetings verwalten, Besprechungsräume auf einfache Weise und den Raum im Voraus oder «spontan» direkt über das ROOMZ Display reservieren. Mit dem ROOMZ Sensor werden so „Geister-Meetings“ automatisch erkannt und der Raum wird freigegeben.
Mitarbeiterteams möchten mehr Autonomie, so können sie ihre Ankunft vor Ort selbstständig planen, indem sie über die myROOMZ App ein Büro oder einen Parkplatz im Voraus buchen. Dank der personalisierbaren Tags wird die Ausstattung jedes Bereichs in der App angegeben, um die Teams bei ihren individuellen und gemeinsamen Aufgaben zu unterstützen.
Marke als Arbeitgeber stärken
Die Bereitstellung von Bereichen, die für hybride Arbeitsmethoden geeignet sind, ist auch ein Mittel, um die eigene Marke als Arbeitgeber zu stärken und neue Talente anzuziehen, wie Flore Pradere, Research Director, Global Work Dynamics Research bei JLL, betont: «Arbeitgeber, die sich sträuben, ihre Arbeitsumgebung um die von den Arbeitnehmern nunmehr erwarteten Erfahrungen herum neu zu gestalten, werden es schwer haben, die besten Talente ihrer Branche zu rekrutieren und an sich zu binden […] Jetzt ist der richtige Zeitpunkt für Arbeitgeber, Wohlbefinden und Leistung in Einklang zu bringen.»
Nutzenversprechen für Manager
Die Erwartungen, die von Seiten der Mitarbeiterteams an die Manager gestellt werden, gehen in zwei Richtungen: Sie sollen die Arbeitsorganisation flexibler gestalten und die Zusammenarbeit vor Ort, die durch die Pandemie beeinträchtigt wurde, wieder etablieren. Aus Sicht der Geschäftsführung müssen die Arbeitsbereiche auch der Produktivität dienen.
Mit schrittweisen Veränderungen eine nahtlose Erfahrung bieten und so die Arbeitsorganisation flexibel zu gestalten und die Produktivität zu erhöhen, ist eine anzustrebende Vorgehensweise. Die Verwaltung verschiedener Arbeitsbereiche kann jedoch schwierig sein, da je nach Typologie oft unterschiedliche Werkzeuge erforderlich sind. ROOMZ ermöglicht den Benutzern eine einfache Erfahrung, da sie – je nachdem, wie sich ihre Aufgaben im Laufe des Tages verändern – mit einer einzigen Lösung den richtigen Arbeitsbereich finden können.
Die myROOMZ-Anwendung bietet einige Funktionen zur Verbesserung der täglichen Zusammenarbeit, wie zum Beispiel „Kollegen suchen“, „Kollegen als Favoriten hinzufügen“ oder „Einen Schreibtisch für einen Kollegen reservieren“. Mitarbeiter sind unabhängig und können für die Zusammenarbeit einen Schreibtisch in der Nähe eines Kollegen buchen. Mit der ROOMZ Flex-Office-Lösung ist es möglich, zunächst nur mit Schreibtischsensoren und ohne den Einsatz einer Buchungsanwendung eine Hot-Desk-Organisation zu implementieren. ROOMZ-Displays für Besprechungsräume sind zu 100 % kabellos und daher perfekt skalierbar. Es kann mit einem einzigen Buchungsbildschirm gestartet werden und anschliessend können weitere installiert werden.
Sichtweise des Facility Managements
Als zweitgrösste Kostenstelle nach den Gehältern stellen Arbeitsräume eine grosse Kostenbelastung für Unternehmen dar. Eine kürzlich veröffentlichte Studie von Leesman, einem Spezialisten für die Messung der Mitarbeitererfahrung, zeigt, dass nur noch 19 % der Mitarbeiter am Freitag im Büro arbeiten und montags nur noch jeder dritte Mitarbeiter (31 %) im Büro anwesend ist.
Viele Bereiche werden daher an mehreren Tagen der Woche nicht genutzt, wodurch für die Unternehmen zusätzliche Kosten entstehen. Laut der gleichen Studie wird geschätzt, dass die meisten Unternehmen ihre Fläche um 40 % reduzieren könnten, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Die Rolle des Facility Managements oder der IT-Manager besteht darin, das richtige Verhältnis zwischen Fläche und Anzahl der Mitarbeiter zu finden, ohne das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu beeinträchtigen.
Die Datenanalyse ist der beste Weg, um eine nachhaltige Strategie zur Umgestaltung zu entwickeln, die den aktuellen Anforderungen und zukünftigen Entwicklungen gerecht wird.
Nutzenversprechen für Facility Management
Dabei ist es entscheidend die Immobilienkosten mit den ROOMZ Advanced Analytics, d.h. dem Echtzeit-Überblick über die Belegung von Arbeitsflächen zu senken und das Wachstum vorhersehen zu können, indem es ermöglicht wird, die Raumnutzung besser durch Analytics von historischen Daten zu verstehen und dann die idealen Strategien zu entwickeln. Arbeitsbereiche sollen optimaler genutzt werden und eine Umgestaltung fundiert entschieden werden.
Der Anspruch des ROOMZ-Ökosystems und ihres Wertversprechen ist es, die Wahl von Werkzeugen für die Arbeitsbereichsverwaltung zu haben, die möglichst für alle Beteiligten eines Unternehmens nützlich und zufriedenstellend ist.
