Die strategische Partnerschaft zwischen Abacus Research und dem Fintech-Unternehmen YAPEAL revolutioniert das Spesenmanagement. Das erste gemeinsame Resultat lässt sich bereits aktiv nutzen. Im Interview erklärt Alexander Rath, CFO der AWK Group, weshalb er auf das Abacus Spesenmanagement setzt und welche Funktionen ihn besonders überzeugen.
Alexander Rath, wieso hat sich die AWK Group für das Spesenmanagement von Abacus entschieden?
Alexander Rath: Den grössten Vorteil sehe ich darin, dass die Software eine integrierte Lösung ist. Wir setzen bereits seit vielen Jahren erfolgreich Abacus als ERP-System ein und bilden dort die gesamte Wertschöpfungskette ab. Mit dem Abacus Spesenmanagement haben wir keine Schnittstellen oder Fremdapplikationen, welche Probleme bereiten könnten. Zudem haben wir sehr anspruchsvolle Mitarbeitende. Die meisten sind in der Beratung tätig und versuchen täglich für ihre Kunden die beste Lösung zu finden. Da müssen wir natürlich auch intern mit den besten Software-Lösungen agieren.
Von welchen Funktionen sind Sie besonders überzeugt?
Wir beobachten die Entwicklung des Abacus Spesenmanagements schon länger und sind von AbaClik 3 und dessen Nutzen überzeugt. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz sticht aber sicher besonders heraus: Die Mitarbeitenden müssen die einzelnen Spesenparameter nicht mehr mühsam von Hand eintippen, sondern höchstens noch eine Projektnummer oder einen Kommentar angeben – der Rest wird alles automatisch erkannt und verarbeitet.
Wo sehen Sie weitere Vorteile für Ihr Unternehmen?
Ein digitaler Spesenprozess ist einfach besser als ein physischer. Die durchgängige Digitalisierung und Automatisierung bringen wesentliche Vorteile. Hervorzuheben sind die deutlich schnelleren Durchlaufzeiten: In Kombination mit Yapeal ist die Rückerstattung der Spesen grundsätzlich in Echtzeit möglich. Zudem ist die Benutzerfreundlichkeit hoch und die Lösung AbaClik mit Yapeal wirkt modern und jung. Und natürlich verspreche ich mir eine signifikante Entlastung der Administration und meiner Mitarbeitenden in der Finance-Abteilung. Fehlenden Belegen nachzurennen, wird künftig der Vergangenheit angehören.
Können Sie bereits abschätzen, wieviele Stunden administrative Arbeiten Sie dank AbaClik und Yapeal einsparen?
Diesen Business-Case werden wir sicherlich noch rechnen. So wie ich das beurteile, kann dies aber eine halbe bis eine ganze Vollzeitstelle bei uns ausmachen. Die dadurch freigewordenen Kapazitäten investieren wir gerne in andere, wertschöpfende Tätigkeiten, anstatt dass unsere Mitarbeitenden Zeit für mühsame Spesenarbeiten aufwenden.
Wie gehen Sie bei der Umstellung auf AbaClik und Yapeal vor? Sind Schulungen geplant?
Wir haben die Mitarbeitenden bereits vor einiger Zeit über das Projekt vorinformiert und die Eckpunkte des Abacus Spesenmanagements während eines virtuellen Lunch-Seminars vorgestellt. Ein bewährtes Format, welches wir schon seit über 20 Jahren einsetzen. Im Zuge der Einführung des neuen Spesenmanagements, haben wir auch Yapeal eingeladen und das Fintech-Unternehmen sowie dessen Lösung für Mobile Payment vorgestellt. Anschliessend folgten Erklärungen und Hintergründe zum künftigen Prozess mit AbaClik und Yapeal – eine erste Annäherung an das Thema war so bereits gegeben.
Welche weiteren Schritte folgen noch bis zur vollständigen Implementierung?
Wir sind im Moment dran, die letzten konzeptionellen Detailfragen zu klären, wie beispielsweise Visumsprozesse oder nötige Schwellenwerte. Demnächst startet dann eine Pilotgruppe von etwa zehn bis zwölf Personen, welche die neue Lösung gemäss heutigem Stand testet und im Alltag einsetzt. So können wir erste Erfahrungen in der praktischen Anwendung sammeln, den Prozess verfeinern und verbessern, bevor wir diesen dann für das gesamte Unternehmen ausrollen. Insgesamt werden rund 450 Personen AbaClik einsetzen.
Wie setzt sich diese Pilotgruppe zusammen?
Wir wählen bewusst Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen und unterschiedlicher Senioritätsstufen aus – Kaderleute, Berater, eine Mitarbeiterin aus dem Backoffice etc. So, dass wir einen möglichst vollständigen Blick auf die Anwendung erhalten.
Was sind die wichtigsten Punkte für eine erfolgreiche Umstellung auf das Abacus Spesenmanagement?
Der wichtigste Erfolgsfaktor ist, die Betroffenen früh genug zu Beteiligten zu machen. Es hilft nicht, alles im stillen Kämmerlein zu kreieren und die künftigen Nutzer erst am Schluss miteinzubeziehen. Mit diesem Grundsatz gewinnt man in der Regel nicht nur Zeit, sondern fördert auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Und ganz generell gilt bei uns: Den Spesenprozess werden wir nicht komplett neu designen. Da ist vieles schon gut – aber eben noch physisch und nicht digital.
